Tam, gdzie odpowiedź zależy od szczegółów umowy, odsyłamy do doradcy podatkowego.
Pracownicy w Niemczech: trzy sprawy przed wyjazdem
Zaświadczenie A1 z ZUS
A1 potwierdza, że w czasie pracy za granicą pracownik podlega polskim ubezpieczeniom, a składki płaci się w Polsce. Wniosek US-3 składa się wyłącznie elektronicznie, najlepiej z wyprzedzeniem: gdy ZUS musi coś wyjaśnić, ma na to miesiąc, a w sprawach szczególnie skomplikowanych dwa. Bez A1 firma naraża się na kłopoty, choćby podczas kontroli za granicą.
Warunki są trzy. Delegowanie trwa najwyżej 24 miesiące i nie polega na zastąpieniu osoby, której delegowanie się skończyło. Pracownik był ubezpieczony albo mieszkał w Polsce co najmniej miesiąc przed wyjazdem. Firma naprawdę działa w Polsce, a nie tylko ma tu adres: ZUS patrzy między innymi na obroty, liczbę umów i miejsce rekrutacji. Obrót w Polsce na poziomie około 25 procent zwykle wystarcza.
Zgłoszenie w Meldeportal-Mindestlohn
Firma z siedzibą za granicą, która wysyła pracowników do pracy w budownictwie, gastronomii i hotelarstwie, transporcie i logistyce, sprzątaniu budynków, ochronie albo w kilku innych branżach wskazanych w ustawie, zgłasza ich niemieckiemu urzędowi celnemu. Zgłoszenie składa się po niemiecku, przed rozpoczęciem każdego zlecenia, na stronie meldeportal-mindestlohn.de. Podaje się w nim między innymi dane pracowników, początek, przewidywany czas i miejsce pracy, adres w Niemczech, pod którym przechowywane są dokumenty, pełnomocnika do doręczeń z adresem w Niemczech oraz zleceniodawcę. Zmiany zgłasza się niezwłocznie. Kierowców w transporcie drogowym zgłasza się w osobnej procedurze, przez unijny system IMI.
Płaca minimalna i dokumenty
Od 1 stycznia 2026 roku niemiecka płaca minimalna wynosi 13,90 euro brutto za godzinę, a od 1 stycznia 2027 roku wzrośnie do 14,60 euro. Obowiązuje także pracodawców z zagranicy. W części branż stawki są wyższe, a ich zestawienie publikuje urząd celny (Zoll). Po 12 miesiącach delegowania (po 18 miesiącach, jeśli zgłoszono przedłużenie) obowiązują niemal wszystkie niemieckie warunki zatrudnienia.
W branżach objętych zgłoszeniem początek, koniec i długość pracy zapisuje się najpóźniej siódmego dnia po dniu pracy, a zapisy przechowuje co najmniej dwa lata. W Niemczech, po niemiecku, muszą być dostępne: umowa o pracę albo dokument z jej najważniejszymi warunkami, ewidencja czasu pracy, paski płacowe i potwierdzenia wypłat. Na żądanie kontroli dokumenty trzeba mieć także w miejscu pracy.
W budownictwie i kilku innych branżach każdy pracownik nosi przy sobie dowód osobisty albo paszport. Pracodawca uprzedza o tym pisemnie przed rozpoczęciem pracy i przechowuje to pouczenie do końca zlecenia.
Faktury: KSeF po polskiej stronie, e-faktura po niemieckiej
KSeF w Polsce
Od 1 lutego 2026 roku faktury w KSeF wystawiają firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto, a od 1 kwietnia 2026 roku pozostałe. Do końca 2026 roku można jeszcze wystawiać faktury poza systemem, jeśli ich łączna wartość w miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmuje także najmniejsze firmy i od tego dnia obowiązują kary za błędy. Odbierać faktury w KSeF musi każdy podatnik od 1 lutego 2026 roku. Faktury wystawia się w strukturze FA(3). Do wystawiania faktur w KSeF Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF.
Faktura dla firmy z Niemiec również przechodzi przez KSeF. Niemiecki klient nie ma polskiego NIP-u, więc nie zaloguje się do systemu. Dostaje fakturę w uzgodniony sposób, jako PDF, mailem lub na papierze, z kodem QR, którym może sprawdzić, że dokument istnieje w KSeF.
E-faktura w Niemczech
Od 1 stycznia 2025 roku każda firma z siedzibą w Niemczech musi umieć odebrać e-fakturę. Przy wystawianiu obowiązuje okres przejściowy:
- do końca 2026 roku każda firma może wystawiać faktury jak dotąd (papierowe zawsze, inne elektroniczne za zgodą odbiorcy),
- w 2027 roku e-fakturę wystawiają firmy, których obrót w poprzednim roku przekroczył 800 000 euro,
- od 1 stycznia 2028 roku obowiązek obejmuje wszystkich.
E-faktura to plik w ustrukturyzowanym formacie, a nie zwykły PDF. Wymagania spełniają między innymi XRechnung i ZUGFeRD od wersji 2.0.1, poza profilami MINIMUM i BASIC-WL. Faktury do 250 euro brutto są z obowiązku wyłączone.
Faktura przez granicę
Niemiecki obowiązek dotyczy tylko transakcji, w których i sprzedawca, i nabywca mają siedzibę w Niemczech (§ 14 ust. 2 UStG). Polska firma bez oddziału w Niemczech nie musi więc wysyłać XRechnung: wystawia fakturę w KSeF i przekazuje ją klientowi z kodem QR. Niemiecka firma bez siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce nie musi wystawiać faktur w KSeF. Gdy firma ma oddział po drugiej stronie granicy, sprawę warto omówić z doradcą.
VAT przy usługach i towarach
Usługi dla firmy z Niemiec. Co do zasady VAT należy się tam, gdzie klient prowadzi działalność. Faktura idzie bez VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie” (warto dopisać „reverse charge”), a usługę wykazuje się w informacji podsumowującej VAT-UE do 25. dnia następnego miesiąca. Potrzebna jest rejestracja jako podatnik VAT-UE. Jeśli klient nie jest podatnikiem VAT-UE, usługa jest opodatkowana w Polsce.
Towary. Dostawa do firmy w Niemczech może mieć stawkę 0 procent, jeśli nabywca podał ważny numer VAT-UE, sprzedawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE, przed terminem złożenia JPK ma dowody wywozu, a dostawę wykazał w informacji podsumowującej. Bez tej informacji stawka 0 procent przepada.
Numery VAT. Polska firma posługuje się NIP-em z prefiksem PL, niemiecka numerem USt-IdNr, który nadaje Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Numer kontrahenta sprawdza się przed transakcją w systemie VIES; BZSt potwierdza zagraniczne numery także razem z nazwą i adresem firmy.
Budowy i remonty w Niemczech. Usługi związane z nieruchomością opodatkowuje się tam, gdzie ona leży. Gdy zleceniodawca w Niemczech jest przedsiębiorcą, niemiecki VAT rozlicza co do zasady on sam (§ 13b UStG). Przy zleceniach od osób prywatnych trzeba się liczyć z rejestracją w niemieckim urzędzie skarbowym i tu warto od razu iść do doradcy. Polskie firmy obsługuje urząd wybrany według pierwszej litery nazwiska lub nazwy firmy: A–G Hameln-Holzminden, H–Ł Oranienburg, M–R Cottbus, S–Ż Nördlingen.
Niemiecki zleceniodawca będący przedsiębiorcą potrąca z zapłaty za roboty budowlane 15 procent (Bauabzugsteuer), nawet jeśli dochód ostatecznie nie podlega opodatkowaniu w Niemczech. Potrącenia nie będzie, jeśli wykonawca przedstawi ważne zaświadczenie o zwolnieniu (Freistellungsbescheinigung, § 48b EStG). Wniosek składa się w urzędzie właściwym dla wykonawcy, a potrzebny jest do tego niemiecki numer podatkowy.
Rzemiosło w Niemczech
Rzemiosła z listy A niemieckiej ustawy o rzemiośle (zulassungspflichtig) można na stałe wykonywać dopiero po wpisie do Handwerksrolle, który wymaga między innymi tytułu mistrza albo równoważnych kwalifikacji. Firma z Polski bez oddziału w Niemczech może jednak wykonywać takie prace tymczasowo i okazjonalnie, jeśli w Polsce legalnie prowadzi podobną działalność. Przed pierwszym zleceniem składa zgłoszenie (Anzeige) w izbie rzemieślniczej właściwej dla miejsca tego zlecenia.
Do zgłoszenia dołącza się między innymi dowód legalnej działalności w Polsce i dowód kwalifikacji. Jeśli w Polsce zawód nie jest regulowany, a właściciel nie ma formalnego wykształcenia, wystarczy rok pracy w zawodzie w ciągu ostatnich dziesięciu lat. W większości rzemiosł można zaczynać zaraz po zgłoszeniu. Wyjątkiem jest sześć zawodów, między innymi kominiarz, optyk i technik dentystyczny: tu izba najpierw sprawdza kwalifikacje. Zgłoszenie ponawia się co 12 miesięcy; wystarczy zwykłe pismo.
Rzemiosła z listy B (zulassungsfrei i handwerksähnlich) można wykonywać bez dodatkowych formalności. Dla Frankfurtu (Oder) i okolicznych powiatów właściwa jest Handwerkskammer we Frankfurcie (Oder), a dla Cottbus i powiatu Spree-Neiße izba w Cottbus.
Dofinansowanie: Interreg VI A Brandenburgia–Polska
Program obejmuje Gorzów Wielkopolski, Zieloną Górę i dwanaście powiatów lubuskich, w tym słubicki, a po niemieckiej stronie Frankfurt (Oder), Cottbus oraz powiaty Märkisch-Oderland, Oder-Spree i Spree-Neiße.
Mniejsze przedsięwzięcia finansuje Fundusz Małych Projektów: dofinansowanie do 50 000 euro, pokrywające najwyżej 80 procent kosztów kwalifikowalnych, przy wkładzie własnym co najmniej 20 procent. Fundusz wspiera kulturę i zrównoważoną turystykę oraz współpracę mieszkańców, organizacji i instytucji. Prowadzą go euroregiony: Pro Europa Viadrina (fundusz „Kultura i turystyka” z biurem we Frankfurcie (Oder), „Współpraca” z biurem w Gorzowie) oraz Sprewa-Nysa-Bóbr. Wniosek wypełnia się po polsku i po niemiecku.
Wnioskodawcami mogą być między innymi samorządy, organizacje pozarządowe i inne podmioty prawa publicznego lub prywatnego. Czy konkretna firma się kwalifikuje, rozstrzygają wytyczne funduszu, dlatego pomysł warto najpierw omówić z euroregionem. Terminy naborów euroregiony ogłaszają na swoich stronach. Większe projekty zgłasza się w naborach Wspólnego Sekretariatu we Frankfurcie (Oder).
Gdzie pytać
- Graniczny Punkt Informacyjny Euroregionu Pro Europa Viadrina, Holzmarkt 7, Frankfurt (Oder), tel. +49 335 66 594 0. Porady są bezpłatne, po polsku i po niemiecku; godziny dyżurów podaje strona euroregionu.
- IHK Ostbrandenburg, Puschkinstraße 12 b, Frankfurt (Oder), tel. +49 335 5621-1111. Ma dział poświęcony Polsce (między innymi delegowanie, prawo, podatki) i stronę po polsku.
- Handwerkskammer Frankfurt (Oder), Bahnhofstraße 12, tel. +49 335 5619-0.
- AHK Polska, czyli Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa w Warszawie, pomaga między innymi przy zakładaniu firmy w Niemczech. To izba członkowska.
- Infolinia Krajowej Administracji Skarbowej: 22 330 03 30 z komórki, 801 055 055 z telefonu stacjonarnego, +48 22 330 03 30 z zagranicy.
- Infolinia o płacy minimalnej (Mindestlohn-Hotline): +49 30 60280028.
Firmy z drugiej strony granicy, z którymi można współpracować, znajdą Państwo w katalogu firm, a spotkania dla przedsiębiorców z regionu w dziale wydarzenia firmowe. Przed wyjazdem ekipy na budowę za Odrą warto sprawdzić sytuację na przejściach w Pulsie Granicy.